Un grand écueil rencontré dans la construction des PCA est de vouloir à tout prix maintenir un maximum d’activités en vie pendant la crise. A vouloir couvrir tous les sujets, les plus importants sont généralement mal couvert car l’énergie consacrée à la construction de ces plans est limitée en interne. De plus, ces plans très détaillés sont particulièrement difficiles à maintenir sur la durée.
L’objectif d’un PCA doit donc être clairement énoncé : « Assurer la survie de l’entreprise dans des contextes de crise en permettant le maintien de ses activités les plus critiques »
Chaque département de l’entreprise ayant tendance à considérer que ses activités sont critiques, il est donc important d’objectiver le niveau de criticité de chacune des activités grâce à une matrice d’impact.
L’outil resilis inclue une « matrice d’impact » permettant d’objectiver ces analyses de criticité très facilement en évaluant simplement l’impact qu’aurait l’interruption de chaque activité sur l’entreprise en fonction de plusieurs critères (impact financier, impact légal, etc.) et de plusieurs durées d’interruption
Les solutions pour faire face aux crises peuvent rapidement devenir très coûteuses.
A titre d’exemple, pour faire face à un cyber-crash, une des solutions peut être de dupliquer les systèmes d’information dans le cloud. Pour faire face à l’indisponibilité d’un site, une des solutions peut être de répartir les activités de production sur plusieurs sites.
Ces solutions peuvent atteindre des coûts annuels très élevés qui dépassent les gains en cas de crise, dont l’occurrence reste relativement rare.
En réfléchissant aux solutions, cette notion de coût doit donc être intégrée le plus tôt possible dans la réflexion. Les « brainstorms » sur le sujet doivent être structurés en gardant cet impératif de coût en tête.
Les Plans de Continuité d’Activité requièrent de construire des solutions alternatives dégradées aux activités les plus critiques de l’entreprise en cas de crise.
Construire des solutions efficaces et peu coûteuses nécessite de réfléchir au-delà du périmètre de l’entreprise. Cela peut consister par exemple à s’appuyer sur des partenaires externes, à construire des alliances entre concurrents, à inclure l’Etat dans les plans de résilience ou à retenir des options très radicales (délocalisation d’une activité vers un autre site de production pendant la crise, arrêt total de la production sur certains produits moyennement rentables, etc.)
Ces solutions « out of the box » viennent souvent du top management. Il est donc très important de l’inclure dans la construction des plans.
La réflexion sur les PCA ne doit cependant pas se limiter à une discussion entre membres du top management. Les opérationnels sont souvent source de solutions très créatives et peu coûteuses.
Ils sont les seuls à pouvoir établir si un département logistique peut revenir à un mode « papier crayon » pour certaines activités en cas de cyber-crash par exemple (prise de commande, livraison, etc.).
L’outil resilis permet d’impliquer autant de personnes que nécessaire dans la construction, avec des fonctionnalités de gestion des droits d’accès pour chacun.
Les PCA développés par les grands groupes sont souvent des documents de plusieurs centaines de page particulièrement indigestes. Ils sont souvent développés par des consultants externes intéressés par la complexité en ce qu’elle leur permet de facturer un nombre d’heures important.
Ces plans reprennent dans un luxe de détail l’ensemble des processus et sous-processus de l’entreprise, en perdant de vue l’essentiel.
Un plan efficace doit rester le plus court et le plus simple possible pour rester utilisable le jour où la crise survient.
L’outil resilis structure les étapes de construction d’un PCA en permettant l’élaboration de plans très simples et très opérationnels..
Une cellule de crise ne doit activer un Plan de Continuité d’Activité qu’en cas de vraie crise. Il est important de bien définir ce qu’est une crise et ce qui la différencie d’une simple urgence.
- Urgence: Evènement soudain, souvent inattendu, requérant une attention immédiate.
- Crise: Evènement imprévisible, critique, aux conséquences importantes, ou situation menaçant la viabilité de tout ou partie de l’organisation ou les attentes majeures de parties prenantes. Les PCA ne doivent couvrir que les scénarios de crise. L’urgence, même si présentant des éléments de complexité, peut généralement être gérée sans plan particulier par la cellule de crise.
La méthode des Plans de Continuité d’Activité apporte une démarche structurée pour couvrir les risques d’indisponibilité. Cette méthode a largement fait ses preuves au cours des grandes catastrophes de ces dernières décennies.
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